Mức độ hiệu quả của các cuộc họp và hướng giải quyết

Ngày cập nhật: 26/01/15 10:02

Thiệt hại từ những cuộc họp không hiệu quả

-        Lãng phí tiền bạc: hơn 37 tỉ USD mỗi năm được chi cho các cuộc họp vô ích

-        Tốn thời gian: có đến 25 nghìn cuộc họp mỗi ngày ở Mỹ

-        Tốn kém thời gian của tổ chức

+     15% thời gian tập thể của một tổ chức dành cho các cuộc họp, tăng 1% mỗi năm so với năm 2008

+     Các quản lý cấp trung dành 35% thời gian của họ vào họp hành

+     Các quản lý cấp cao dành 50% thời gian ở các cuộc họp

+     Mỗi người dành 4 giờ/ tuần để chuẩn bị cho cuộc họp

Bạn đã tiêu tốn ngần ấy thời gian và tiền bạc nhưng … Phần lớn các cuộc họp không hiệu quả

-        Thực tế, các nhà lãnh đạo cho rằng hơn 67% cuộc họp là thất bại

Điều gì dẫn đến các cuộc họp không hiệu quả ?

-        Làm việc đa nhiệm

+     92% người tham gia khảo sát thừa nhận rằng đã làm việc khác trong cuộc họp

+     41% thừa nhận làm việc đa nhiệm “thường xuyên” hoặc “mọi lúc”

+     69% thừa nhận có kiểm tra họp thư điện tử

+     49% thừa nhận làm những việc khác không liên quan đến công việc

-        Những người ngồi xa không chú ý

+     Thực tế 80% những thông điệp chúng ta nhận được từ Ngôn ngữ cơ thể - thứ mà bạn có thể khó nắm bắt được qua điện thoại.

-        Thiếu kế hoạch và cấu trúc

+     Thời gian dành cho các buổi họp không được tính toán hiệu quả

Gợi ý nâng cao hiệu quả cho các buổi họp

-        Xếp lịch họp ngắn: 30 phút

-        Mục đích rõ ràng: có trong các tài liệu chuẩn bị

-        Gửi tài liệu trước: dùng thời gian để thảo luận

-        Bắt đầu và kết thúc đúng giờ: tôn trọng thời gian của mọi người

-        Tránh độc thoại: tập trung vào các thành viên

-        Giữ tập trung: loại bỏ sự tiếp xúc với các cuộc thảo luận, thư điện tử, mạng xã hội doanh nghiệp khác

-        Tổng kết ý tưởng và hoạt động chính: phát lại sau buổi họp

Các câu hỏi cần trả lời trước các cuộc họp tiếp theo

1.      cần thiết phải họp không? Tìm phương án tốn ít thời gian hơn từ đồng nghiệp

2.      Ai là người cần có mặt?cần chỉ rõ các thành viên bắt buộc và không bắt buộc

3.      Có thể làm gì để chắc chắn nó được chú ý và có sự tương tác? Chuẩn bị nhật ký công tác rõ ràng, gửi tài liệu trước, nắm bắt các hoạt động chính

Trao đổi qua videocall có thể tăng hiệu quả cuộc họp

-        Giảm làm việc đa nhiệm

-        Tăng sự tập trung chú ý

-        Thúc đẩy ra quyết định

-        Tăng năng suất làm việc nhóm

Theo Tinhtế/Visual.ly

Tư vấn cho bạn

Hotline: 028-7300 1368

Cảm nhận khách hàng
  • Cảm nhận khách hàng
    Là người lãnh đạo, trước đây tôi luôn cảm thấy khó khăn khi muốn quản lý công việc của nhân viên hàng ngày, đặc biệt là những lúc đi công tác hay phải ra ngoài gặp khách hàng. Nhưng từ khi sử dụng phần mềm...
    Cảm nhận khách hàng
    Nguyễn Văn Nam, Giám đốc



Copyright © 2007 - 2016 ITVINA Co.,Ltd - All rights reserved

Công ty TNHH Tin Học Vi Na
Địa chỉ: Phòng 201, Lầu 2, Tòa nhà Nam Việt, 107 Bến Vân Đồn, P.9, Quận 4, TP. HCM.
Tel: (84-28) 7300 1368      Fax: (84-28) 3943 2631
E-mail: info@itvina.com
Izifix